L’email : ennemi public numéro 1

Pour 2014, l’ennemi public numéro 1 : l’email !

** 30% de votre temps consacré au traitement de mails 

Le saviez-vous ? Vous consacrez 611 heures par an pour le traitement de vos emails (source : cabinet Mc Kinsey Global Institute,). Traiter un mail signifie : lire, répondre et ou encore le classer. Or gérer ses mails prend environ 13 heures par semaine, soit presque 30% de votre temps de travail. 

Vous recevez en moyenne selon une étude du cabinet Radicati : 72 mails par jour et pourtant seulement une dizaine de mails doit être traitée de façon urgente et prioritaire dans la journée. Le reste peut être traité dans la semaine, certains emails peuvent être supprimés et enfin certains nécessitent qu’une lecture de votre part mais aucune action concrète.

Avec l’ère du 3.0, nous nous retrouvons submergés d’emails et de multiples notifications, sources de stress et d’angoisse, provoquant une étrange sensation d’urgence. Mais est-ce vraiment urgent ? Doit-on répondre à tous ces mails dans la même journée ?

** Classez vos mails en fonction de votre degré de priorité d’action 

 Chez Smartelia, nous avons identifié 4 types de mails à classer selon le degré de priorité d’action et non pas selon les thématiques :

Urgent  : les mails nécessitant une réponse et une action immédiate de votre part : une action dans les 24h ou 48h. 

To Do : les mails contenant des infos impliquant une planification dans la ou les semaine à venir.

Nous préconisons de les classer dans un dossier « To do » ou dans votre gestionnaire de tâche ou projet.

To Check : les mails dont vous êtes en copie et nécessitant qu’une lecture

For Info : les newsletters ou publicités de sociétés que vous suivez…

 Finalement dans une journée, seulement une dizaine de mails nécessite une action immédiate ou urgente ! Ce sont ces actions qui vont générer directement des résultats directs dans votre business. Ces mails constituent les actions phares voire objectifs de votre journée.

** Quelques trucs et astuces  :

– Désinscrire de toutes les newsletter non utiles

– Répondre de suite aux emails nécessitant moins de 2mn chrono de réponse.

– Comme les repas qui rythment votre journée : consultez 4 fois dans la journée vos mails. Le matin au café, après le déjeuner avant de démarrer la deuxième partie de journée et enfin à 16h pour le goûter et/ou enfin en fin de journée avant de diner.

 – Enfin, l’astuce ultime pour se débarrasser du stress des mails 🙂 : déléguez la gestion de vos mails à un assistant à distance et gagnez 2h dans votre journée !  

smartelia email assistant virtuel

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