Organisez un Meet’up grâce à son AP (assistante personnelle)

Parce que nous avons tous une vie après le travail, parce que vous aimeriez mieux connaître ceux avec qui vous passez deux tiers de vos journées que ce soit virtuellement ou physiquement…Un Apéro tous les mois, option idéale pour connaître vos partenaires, prestataires, clients et bien sûr vos collaborateurs de façon informelle, afin de renforcer les synergies et liens entre les différents membres de votre communauté.

Eh bien organiser un afterwork ou autre meet’up avec un bon nombre de personnes, même si nous avons des chouettes billeteries en ligne, mailchimp, crm relance…ça demande toujours du temps et du bon sens également.  Et bien ce temps et oui, encore cet ennemi ou ce fameux allié :  Mister Time, représente une denrée toujours aussi rare et toujours aussi précieuse.

Pourquoi ne pas déléguer à votre AP (assistante personnelle) cette organisation mensuelle d’Apéro entre collaborateurs, Meet’up business, Ptidej’business etc… votre assistante personnelle est justement disponible pour prendre en main l’ensemble des actions : avant, pendant et après l’événement !

Comment ça marche  ?

Afin de faciliter l’organisation de votre event, vous devez juste fournir à votre AP : la date et l’heure souhaitée, le thème choisi, les arrondissements, quartiers préférés, les modalités souhaitées et surtout les contacts des personnes à inviter ! Quand toutes ces informations sont entre les mains de votre assistante : vous pouvez continuer à vous occuper de votre business, votre AP va dérouler de façon évidente le rétroplanning validé en amont avec vous.

Rétroplanning ? Comment ça marche ?

En premier lieu, votre assistante s’occupera du fameux « Save the date »  : de la préparation du visuel, du texte de l’invitation, des infos pratiques et enfin de l’envoi du « Save the date » à votre liste d’invités ! De ce fait, elle se charge du design (avec vos élements source bien entendu) et de la création de l’invitation de votre Apéro dans votre outil d’emailing » (eventbrite, mailchimp, mailjet…)

Hop l’Invitation envoyée, l’assistante tiendra ensuite un fichier pour mettre à jour les noms et le nombre des personnes qui ont confirmé leur présence à l’inattendu apéro !

Étant donné que la recherche et les réservations des bars ou des restaurants demandent beaucoup de temps or celles-ci sont impératives dans une organisation d’une rencontre, votre assistante se fera un plaisir de contacter les meilleurs bars et de réserver celui qui convient le plus à l’apéro !

Et qu’en est-il des relances (J-15, J-7, J-1, …) ? Pas de souci ! Votre assistante est aussi là pour envoyer les petits mails de relances à vos contacts. Elle peut également demander les informations sur les tarifs des boissons voire négocier une formule  : un verre de vin + planche de charcuterie à 12eu par exemple !

Et le jour J ? Le jour « J « , un compte rendu complet sur le nombre et les noms de tous les participants  vous sera communiqué.

Et après ?  Et bien sûr, le traditionnel et indispensable petit mail de remerciement avec quelques photos en souvenir de l’Event,  sera envoyé à tous les invités !

Il est à noter que toutes les actions dont : les mails, les invitations, les relances, le choix du bars seront bien entendu validés par vous, le personal « boss » de l’Event ! 🙂 Et oui, déléguez ne veut pas dire se débarrasser de toute responsabilité , vous suivrez de près et surtout validerez ainsi tous les choix de l’AP (assistante personnelle)

Bref bon Meet’up !

A très vite !

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