Investissez votre temps ! 3 astuces pour bien déléguer

Débordé ? Vous avez sérieusement besoin d’aide mais vous êtes découragé par vos nombreuses tentatives de délégation ?

Visu.délégué

Quand et comment trouver le temps de déléguer ? Combien de fois avez-vous abandonné l’idée de déléguer car plus simple et plus rapide de le « faire soi-même  » ? Souvent des managers ou entrepreneurs, se disent  : « à quoi bon déléguer ? Je mettrai plus de temps à leur expliquer qu’à le faire moi-même ! » Certains expliquent même qu’ils n’ont aucune idée précise de ce qu’il pourrait déléguer… Eh oui, tout cela représente de sérieux freins à la délégation de nouvelles missions et donc du temps et de la productivité perdus ! Lorsque la charge de travail commence à sévèrement augmenter et que les journées ne peuvent malheureusement s’allonger…Et oui, sauf preuve du contraire les journées ne font toujours que 24H ! La délégation est un passage incontournable vers la route du succès et l’accompagnement à  la montée en puissance de votre entreprise.

Voici 3 petites astuces pour bien déléguer :

1. Détermination précise des missions à déléguer : Dominique Berthot, animatrice de formations sur la délégation pour Demos explique que « Seuls 20 % des tâches effectuées par le manager se trouvent réellement au cœur de sa mission. C’est parmi les 80 % restants que l’on trouve les tâches qui peuvent être déléguées. » Alors, faites une liste de tout ce que vous pouvez déléguer dans votre travail et repérez les actions qui vous demandent beaucoup et qui vous empêche de vous concentrer sur les questions stratégiques de votre métier.

2. Un kit de délégation clair avec des objectifs, moyens et résultats précis : « Des tâches déléguées aussi clairement qu’un beau cristal » : Avant de déléguer une tâche, il est préférable d’expliquer clairement vos attentes et de vous assurer de la bonne compréhension de votre collaborateur ou assistant.

Soyez précis dans vos moyens et ressources dont votre assistant (e) aura besoin pour exécuter la mission : Comment mon collaborateur, va-t-il réaliser la mission déléguée ? N’hésitez pas à fournir un Kit de délégation avec le brief précis et surtout les étapes détaillées pour réaliser la mission : le processus précis avec pourquoi pas le temps estimé. Chaque étape pourra être accompagné d’un Aperçu Ecran + des Visuels + des Notes vocales. Encore mieux, nous avons découvert Jing : un logiciel pratique pour briefer votre collaborateur. Jing (nous vous détaillerons l’astuce dans un prochain article) est un logiciel de capture vidéo qui guidera votre collaborateur via partage Ecran et instructions vocales.  Et bien sûr, une formation est toujours nécessaire pour assimiler le tout.

Enfin, soyez précis dans vos résultats attendus, en fixant des objectifs SMART :

– Spécifique : Quel résultat votre assistant ou collaborateur doit atteindre ?

– Mesurable : Donner des indicateurs de mesure simple. En 1 question, savoir si l’objectif est atteint ou non.

– Ambitieux : inciter au challenge, à l’effort en fixant des objectifs motivants et encourageant à se dépasser.

– Réaliste : l’objectif doit prendre en compte le contexte, les moyens et ressources mis à disposition

– Temporel : n’omettez pas la deadline et les sous deadlines . N’hésitez pas à dresser avec votre assistant ou collaborateur un rétroplanning.

3. Accompagner le collaborateur ou partenaire : Le manager doit assurer un suivi de son collaborateur tout au long de sa mission. Ils doivent se retrouver pour des rendez-vous réguliers, préalablement fixés lors de l’entretien ou briefing initial. Il est cependant essentiel de rester flexible et rester accessible pour répondre aux questions ou problèmes ponctuels qui se posent. Vous devez être aussi patient dans l’accompagnement.  Et enfin, récompenser ! Juste un simple « merci » ou signe de reconnaissance pour gratifier l’effort fourni par son assistant. Cela fait toujours du bien et cela donne envie d’en faire plus !

Il est évident que tout cela demande beaucoup de temps au début mais soyons sûr, si la délégation est réussie, ce temps investi sera rentabilisé par un gain de temps et un succès pour l’entreprise et le dirigeant lui même ! Et oui vous ne pouvez pas épargner le temps, alors investissez-le !

Chez Smartelia, nous pensons qu’une délégation réussie est un facteur déterminant pour équilibrer vie personnelle et vie professionnelle.

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