Mission 13 : Organiser la communication online de votre Event

Être un bon chef d’entreprise implique souvent d’être multi-tâche !  Si les choses deviennent trop pesantes ou ingérables, il est nécessaire de s’organiser pour déléguer certaines tâches et enfin se concentrer sur l’essentiel !
En effet, depuis plusieurs mois déjà, nous avons cité un grand nombre de missions qu’un CEO peut déléguer à son assistante personnelle (AP). Aujourd’hui, nous allons essayer de voir comment une Assistante Personnelle peut s’occuper de toute la communication en ligne d’un évènement récurrent :  comme les ateliers, workshop,  séminaires, mini-conférence…etc…

Voici la méthode employée par votre Assistante Personnelle, pour vous assurer une parfaite coordination de votre événement sur le web et une forte visibilité de l’événement auprès de vos différents publics :

Préparation d’un rétroplanning réaliste  !

Avant toute chose, fixer la date de votre Event et communiquez là à votre Assistante Personnelle.

A partir de cette date, cette dernière préparera un retroplanning réaliste et stimulant. Et c’est dans ce dernier que l’assistante notera toutes les actions qu’elle aura à accomplir pour le bon déroulement de votre événement.
Ce retroplanning, lui permettra d’avoir une vision globale sur toutes les actions à réaliser en amont, pendant et en aval de l’ «event ». C’est la véritable feuille de route de la communication online de votre event.
L’assistante personnelle doit prévoir un laps de temps suffisant pour la création de tous les supports de communication

Voici un exemple de rétroplanning classique, utilisée par nos Assistantes Personnelles, (bien entendu, à personnaliser en fonction de votre événement ):

0. Fixation de la date

1. Création d’une Campagne Emailing via Mailchimp

Votre Assistante personnelle importe votre fichier de contacts dans Mailchimp et crée une nouvelle campagne. Elle s’occupe de la programmation de vos envois : save the date / invitation / relance…etc…

2. Réservation d’un lieu

Vous aider dans la recherche des lieux ou adresses pour l’event

3. Préparation,  Conception et envoi du Save the Date

– Préparation du save the date (quatre semaines avant le jour J) &  Conception du save the date : pour booker l’agenda des invités

 4. Validation de l’invitation finale

– Après avoir fixé la thématique de l’événement + les textes de l’invitation. Votre assistante personnelle peut vous proposer un modèle d’invitation avec un panel de visuels. Elle s’occupe de la mise en forme de vos invitations, suivant votre charte graphique et le texte de votre invitation.

5. Création de la billetterie de l’événement sur Eventbrite, weezevent,

6. Envoi des invitations, des multiples Relances invités et des réponses aux demandes d’informations

7. Communication de l’event sur les réseaux sociaux : FB, twitter, linkedin, …

8. Mail de remerciement aux participants.

Ce rétroplanning représente la feuille de route, que doit suivre votre Assistante Personnelle, pour organiser, planifier, assurer la réussite et la visibilité de votre évènement sur le web.
Grâce à tout ceci, vous serez libéré de toutes les tâches administratives liés à l’organisation de votre Event. En effet, grâce à tous ces SAAS de billeterie en ligne, d’emailing ou encore les réseaux sociaux, vous pouvez très facilement externaliser toute cette partie administrative et pourtant obligatoire de vos événts recurrents : atelier, mini event blog, mini conf de presse, conférence mensuelle, ptidej workshop mensuels…

Grâce à la précieuse aide de votre assistante personnelle, concentrez-vous entièrement sur le contenu Business de votre événement.

A très vite pour une autre mission !

Publicités

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s

%d blogueurs aiment cette page :