Mission 12 : Une Assistante Personnelle pour classer vos dossiers

En tant que décisionnaire de sa société, un entrepreneur doit être le premier averti de tous les états administratifs, législatifs, financiers ainsi que de toutes les formalités de recrutement et de prospection.  Le plus souvent, étant passionné d’entrepreneuriat et donc serial entrepreneur, il n’a bien entendu, pas qu’une seule société, mais plusieurs…Vous reconnaissez-vous ? C’est la raison pour laquelle, vous pouvez vous retrouver très rapidement, avec une multitude de dossiers à gérer…

Combien de fois, vous êtes-vous dit : « je dois vraiment faire du rangement dans mes dossiers » Tâche assez laborieuse et ennuyeuse…mais pourtant indispensable 🙂

Ce qu’il vous faut  :  une bonne méthodologie et une bonne organisation. Oui, mais faute de temps,  vous n’avez pas d’autres choix, que de reporter ou consacrer 20 à 30% de votre temps à classer, trier et ranger ces dossiers.. Et nous le savons tous, si vous reportez cette mission, vous vous retrouvez avec des dossiers non classés et rangés et accumulez les dossiers non triés.

Une assistante personnelle est formée dans le tri, rangement et classement des fichiers.

Comment s’y prendre ?

Et oui, pour vous retrouver dans vos dossiers : vous pouvez les ranger dans différentes catégories. Une catégorie pour vos finances par exemple, une autre pour les ressources humaines, une pour les stratégies et formations, et ainsi de suite sans oublier de faire des sous-dossiers. Facile à dire, mais ce classement requiert beaucoup de temps, d’attention, de rigueur et aussi de discrétion…

Alors pourquoi précisément solliciter une assistante personnelle  ?

Malheureusement, contrairement aux emails, on ne peut pas appliquer des règles intelligentes et automatiques de classement. Une assistante doit alors lire vos fichiers,  les classer manuellement dans l’arborescence de fichiers, équivalent à l’ossature que vous avez vous-même instaurée.

Pour quels avantages ?

Cette méthode vous permet de créer autant de catégories que vous souhaitez sous forme de dossiers et de sous-dossiers, si vous gérez par exemple des sociétés différentes. L’important, c’est que votre assistante puisse ranger les dossiers de chaque société, que vous pilotez … voire même les réorganiser si vous n’avez pas encore cette méthodologie.

Votre assistante personnelle peut mettre des couleurs spécifiques aux catégories d’un répertoire à un autre pour facilement vous retrouver. Vous pouvez aussi imposer vos propres règles de classement.

Pas de panique pour le stockage et la sauvegarde de vos dossiers. Votre assistante peut faire une copie de tous vos dossiers pour éviter toute perte ou fausse manipulation !  Elle pourra ainsi vous les sortir en cas d’extrême urgence, sans négliger la sauvegarde régulière après chaque classement.

A très vite, pour une autre mission !

Publicités

Laisser un commentaire

Entrez vos coordonnées ci-dessous ou cliquez sur une icône pour vous connecter:

Logo WordPress.com

Vous commentez à l'aide de votre compte WordPress.com. Déconnexion / Changer )

Image Twitter

Vous commentez à l'aide de votre compte Twitter. Déconnexion / Changer )

Photo Facebook

Vous commentez à l'aide de votre compte Facebook. Déconnexion / Changer )

Photo Google+

Vous commentez à l'aide de votre compte Google+. Déconnexion / Changer )

Connexion à %s

%d blogueurs aiment cette page :