La boîte à outils d’une Assistante Virtuelle

Il y a quelques jours, nous vous avons détaillé quelques missions, pouvant être effectuées par une assistante virtuelle.
Changeons de point de vue : aujourd’hui, nous vous permettons de découvrir la boîte à outils d’une assistante virtuelle.

De nos jours, être assistante nécessite de grandes responsabilités. C’est tout d’abord contribuer à l’efficacité et à la productivité du manager. Mission primordiale certes, mais qui s’exerce aujourd’hui avec des exigences accrues. Cela demande une très grande autonomie, une adaptation continuelle et bien sur, une bonne organisation, de la part de cette dernière.

Mais bien entendu, ces compétences s’ajoutent à la mise en place d’une boîte à outils pertinentes. Comme on dit « on reconnaît un bon ouvrier à ses bons outils. » ☺
Plus les outils utilisés seront performants, plus l’assistante sera productive, efficace et organisée.
C’est la raison pour laquelle, les assistantes personnelles de Smartelia disposent d’une chouette boîte à outils, continuellement mise à jour en fonction des évolutions technologique du Marché. Merci à notre CTO !

Nous allons essayer de voir tous les outils indispensables à l’assistante virtuelle pour réussir ses missions :

➢ Evernote : Oui, notre cerveau a la fâcheuse tendance à oublier certaines tâches ou missions. Notre mémoire est parfois bien sélective grr…Justement, pour éviter cela, votre virtuelle assistante utilise Evernote. En effet, il s’agit d’un outils de prise de note, muni de fonctionnalités répondant à de très nombreux usages productifs :de la sauvegarde de documents à la gestion de tâches et de mini-projets, en passant par l’archivage de contenus web, le travail collaboratif, etc. En résumé, on peut dire qu’Evernote est l’aide mémoire de l’assistante virtuelle pour son dirigeant.

➢ Skype : permet à l’assistante de communiquer en live avec tout interlocuteur quelque soit la situation géographique de celui-ci.
Un excellent moyen pour l’assistante virtuelle de rester en contact permanent avec son virtual boss et d’autres clients si besoin.

Dropbox ou Google drive ou encore SugarSync : ceux sont des systèmes de stockage en ligne. De ce fait, l’assistante peut y stocker ses fichiers et y accéder à ses données où qu’elle soit. Mais le plus important c’est la possibilité de partage de documents ou des dossiers entre l’assistante virtuelle et son virtual boss.

Google agenda ou iCal : grâce à ces outils, l’assistante virtuelle n’aura plus de mal à organiser son planning et partager ses événements avec son virtual boss. Avec ces outils, l’assistante peut envoyer une demande d’invitation de rendez-vous ou d’autres points avec son virtual boss et vice versa. Eh oui, avec tout cela, l’organisation des plannings ne sera plus une tâche pénible ☺

Bref, grâce à tous ces outils, une assistante virtuelle gère et maîtrise, en toute facilité, les nombreuses activités de son Virtual Boss. Nous tenons à vous préciser que nous nous efforçons de réaliser une veille permanente des meilleurs outils technologiques, pour rendre la vie du Dirigeant, plus simple et productive !

A bientôt !

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