Mission 6 : une VA pour la Gestion de vos e-mails

Nous poursuivons notre chouette série des 100 missions d’une assistante virtuelle, chez Smartelia ! 🙂 La semaine dernière, vous avez découvert qu’une assistante virtuelle peut tout à fait gérer les voyages et déplacements d’un dirigeant, et donc également l’agenda de ce dernier. Aujourd’hui, on va s’intéresser à la gestion de vos mails…

Pour rappel, nos assistantes virtuelles sont les collaboratrices au quotidien de leur VB (Virtual Boss) ! Elle sont là pour faciliter et soulager le quotidien professionnel du VB, en réalisant pour lui, des formalités et missions connexes (hors coeur de métier), qui sont obligatoires, mais qui lui prennent un temps considérable !

Le saviez-vous ? selon une étude de Mc Kinsey Global Institute, gérer soi-même ses emails, coûteraient 611h/an !!! soit 13 heures de son temps par semaine, soit presque 30% de votre temps de travail.

Chaque mail dans votre boîte de réception vous demande donc un minimum d’attention et donc inévitablement du temps. Autant que possible, il convient alors de mettre en place certaines règles pour bien gérer ces emails.

– Etude du contexte et de la cartographie des contacts du dirigeant : 
Notez que votre assistante peut tout à fait assurer la cartographie de vos contacts. Cela vous permet d’avoir une visualisation graphique de vos contacts et des relations qu’ils ont entre eux. Ainsi, tous vos contacts seront regroupées en fonction de leur attribut. Cela a pour effet, de faciliter la distinction de vos contacts selon vos divers univers : professionnels, familiaux ou simples connaissances. De ce fait vous aurez une architecture globale de vos relations et contacts.

– Classement des emails par ordre d’importance : 

Une assistante vous facilitera la gestion de vos e-mails en les triant pour ensuite les classer minutieusement, par ordre d’importance : urgent, to do (à faire) ou encore for info (pour information). Elle se charge donc de l’archivage des emails du dirigeant.

– Répondre aux emails de son dirigeant :

L’assistante peut aussi directement répondre aux e-mails des clients ou des fournisseurs, au nom du dirigeant. La suppression des emails inutiles (bien entendu selon les attentes du dirigeant) sera également effectuée par son assistante virtuelle. Pour votre information, notez que nos assistantes utilisent la fameuse méthode GTD (Getting Things Done) de DAVID ALLEN. Flexibles, elles adaptent leur système de gestion d’emails, en fonction des besoins du dirigeant.

Cessez donc de perdre du temps avec vos mails !

A très vite pour une nouvelle mission…

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